Elimde üç aday iş var ama hangisiyle başlayacağıma karar veremiyorum. İlk otomatikleştirdiğiniz işi ve neden onu seçtiğinizi yazar mısınız?
Merhaba. Küçük bir ofisiz, üç kişiyiz. Bilgisayar başında geçen tekrar işleri gözle görülür şekilde arttı ve bir şeyler devretmemiz gerektiğini kabul ettik. Sorun şu ki nereden başlayacağımızı bilmiyoruz; üç aday iş var ve üçü de bana "bu olmalı" diye bakıyor. Her sabah belli filtrelerle bir liste açıp yeni kayıtları tabloya geçirmek (yaklaşık 25-30 dakika, hafta içi her gün) Elimizdeki tabloyu bir panele tek tek girmek (haftada bir gün, neredeyse yarım günümüzü alıyor) Gün içinde belli sayfaları açıp bir değişiklik olmuş mu diye bakmak (günde 4-5 kez, her biri 3-4 dakika ama sürekli bölünüyoruz) İkinci madde en çok sinirlendiğimiz iş, o yüzden içimden ondan başlamak geliyor. Ama bir arkadaşım "en zor olanla başlama" dedi, kafam karıştı. Üçüncü madde toplamda az süre gibi görünüyor ama gün içinde en çok bölen şey o. Deneyimi olanlara sorum şu: ilk hangi işi devrettiniz, neden onu seçtiniz ve geriye dönüp baksanız aynı işi mi seçerdiniz? Bir de kurulum ne kadar sürdü, gerçekçi bir rakam duymak istiyorum.
Biz birinci maddeyle başladık ve doğru seçim olduğunu düşünüyorum. Nedeni işin en büyük olması değil, en "temiz" olması: girdi her gün aynı, adımlar aynı, hiçbir yerde karar vermiyoruz. Yani yanlış giderse ne olduğunu hemen anlayabileceğimiz bir işti. İkinci maddeniz bizde de vardı ama onu ikinci sıraya aldık, çünkü orada bir hata yaparsanız yanlış kayıt yayına çıkıyor ve geri alması zor. Birinci maddede en kötü ihtimalle tabloda yanlış satır olur, silersiniz. Kurulum bizde iki oturum sürdü, toplam üç saat civarı. Ama ilk hafta her çıktıyı satır satır kontrol ettik, o kontrol süresini de kurulumun parçası saymak lazım. Arkadaşınız haklı ama gerekçesi biraz eksik anlatılmış sanırım. Mesele işin zor olması değil, hata maliyetinin yüksek olması. Sinirlendiğiniz iş genellikle en çok istisna barındıran iştir; o yüzden sinir bozar zaten. İlk kurulumda istisnalarla boğuşmak insanı "bu iş bizde yürümüyor" noktasına getiriyor. Pratik bir test önereyim: ikinci maddedeki işi arka arkaya on kez yapın ve kaç kez standart akıştan saptığınızı sayın. Bende bu test çok işe yaramıştı. Üç ya da daha fazla sapma çıkıyorsa o iş henüz hazır değil, önce süreci sadeleştirin. Üçüncü maddeyi küçümsemeyin derim. Bizde de "günde 4-5 kez, 3-4 dakika" diye başlamıştı; ortalamayı alıp hesapladığımızda (4,5 x 3,5) günde yaklaşık 16 dakika çıktı. Ama asıl maliyet dakikalarda değildi, bölünmedeydi. Bir işin ortasında kalkıp kontrol etmek, sonra geri dönüp odaklanmak toplamda çok daha fazlasını yiyordu. İzleme işini devrettikten sonra gün belirgin şekilde sakinleşti. Üstelik kurulumu en kolay olan da oydu, çünkü "git bak, değişmişse haber ver" dışında bir kural yok. Üç yanıt da farklı işi öneriyor ve üçü de kendi bağlamında doğru. Bu yüzden karar için tahmin yerine tek sayfalık bir ölçüm öneriyoruz. Yapılacak şey basit: bir hafta boyunca üç işi de kaydedin, hiçbir şeyi değiştirmeyin. İş Haftalık tekrar Tek sefer (dk) Haftalık dakika Karar var mı Hata geri alınır mı Listeyi tabloya geçirme 5 28 140 Hayır Evet Panele toplu giriş 1 210 210 Hayır Hayır (yayına çıkıyor) Sayfa kontrolü 22 3,5 77 Hayır Evet Yukarıdaki sayılar sizin mesajınızdan çıkardığım tahmini değerler; kendi ölçümünüzle değiştirin. Tabloya bakıldığında toplu giriş en yüklü iş görünüyor ama son sütun onu ilk sıradan çıkarıyor: hatası geri alınamıyor. İlk kurulumda geri alınamayan sonuç üreten bir işle başlamak, öğrenme sürecini en pahalı yerde yaşamak demek. Önerilen sıra şu: birinci maddeyle başlayın (140 dakika, karar yok, hata geri alınabilir). İki hafta gerçek işle çalıştırın, çıktıya güveniniz oturduktan sonra ikinci maddeye geçin ve orada partili ilerleyin: önce 5 kayıt, sonra 25, sonra tamamı. Üçüncü madde kurulum olarak en kolayı, onu araya sıkıştırabilirsiniz ama ilk iş olarak seçerseniz en büyük yükü ertelemiş olursunuz. Kurulum süresi için gerçekçi beklenti Tek bir akış için ilk kurulum genellikle birkaç saat, ilk iki haftanın günlük çıktı kontrolü ise günde 10-15 dakika sürer. Bu kontrol süresi geçicidir; çıktı istikrar kazandıktan sonra örneklem denetimine düşer. Kurulumu iki kişinin birlikte yapması, bir kişinin izne çıktığında akışın durmasını engeller. Son bir not: hangi işi seçerseniz seçin, kendi hesabınızla ve makul günlük hacimde çalışın. Kişisel veri toplanıyorsa (ad, telefon, e-posta) amacı ve saklama süresini yazılı hale getirin; çalıştığınız platformların kullanım şartlarına da uygun kalın. Bunlar kurulum aşamasında birkaç dakikalık iş, sonradan düzeltmesi çok daha uzun. Bir haftalık ölçümü yaptık, teşekkürler. Sonuçlar tahminimden farklı çıktı: sabah listesi ortalama 34 dakika sürüyormuş, ben 25-30 sanıyordum. Panele giriş ise haftada 210 değil 165 dakika, çünkü bazı haftalar kayıt sayısı düşük oluyor. Sapma testini de yaptım: sabah listesinde on denemede bir kez saptım, panele girişte dört kez. Dört sapmanın üçü aynı sebepten, aynı alanda düzeltme yapıyormuşum. Şimdi anladım ki o alan bizim tarafımızda düzensiz doldurulduğu için sorun çıkıyor. Önce onu düzeltiyoruz. Sabah listesiyle başlıyoruz. Bir ay sonra sonucu buraya yazarım. Bir uyarı ekleyeyim: biz ilk kurulumdan sonra çıktıyı kontrol etmeyi iki hafta sonra bıraktık ve bir ay sonra bir alanın boş gelmeye başladığını fark ettik. Meğer sayfada küçük bir değişiklik olmuş. Aylık bir kontrol takvime girsin, aksi halde sessizce bozulan bir akışla haftalarca çalışabiliyorsunuz. Söz verdiğim gibi güncelleme: sabah listesi işi bir aydır otomatik. İlk hafta her çıktıyı kontrol ettik, ikinci haftadan sonra örneklem kontrolüne geçtik. Kazanılan süre kabaca haftada 2,5 saat civarı, çünkü kontrol için hâlâ bir miktar zaman ayırıyoruz. Beklemediğim fayda şu oldu: sabah işi kalkınca panele giriş işi de düzene girdi, çünkü tabloya düzenli veri geliyor. Şimdi ikinci maddeyi kuruyoruz ve dediğiniz gibi 5 kayıtla başladık. İlk denemede bir sütun yanlış eşleşmişti, beş kayıtta yakaladık. 300 kayıtla başlasaydık hikâye başka olurdu.