Tarama sonunda çıkan kayıt sayısı bir gurur metriğidir, satış metriği değil. Bu yazı ayıklama kurallarını tek tek gösteriyor ve hesabı kendi listenizde yapmanızı sağlıyor.
Bir harita taraması bittiğinde ekranda bir sayı belirir ve o sayı insanı mutlu eder: bin kayıt. Ertesi sabah telefonu eline alan kişi ise bambaşka bir gerçeklikle karşılaşır. Kayıtların bir kısmında telefon alanı boştur, bir kısmı aynı zincirin komşu şubesidir, bir kısmı çoktan kapanmıştır ve bir kısmı da aradığınız işi hiç yapmıyordur. Bu oranın ne olduğunu size buradan söyleyemeyiz; ilçeye ve kategoriye göre değişir. Bu yazının amacı da bir oran satmak değil; ayıklama kurallarını tek tek gösterip aynı hesabı kendi listenizde yapmanızı sağlamak. Kayıt sayısı neden yanıltıcı bir metriktir Kayıt sayısı, taramanın ne kadar geniş olduğunu ölçer; listenin ne kadar çalışılabilir olduğunu değil. İkisi çoğu zaman ters yönde hareket eder. Taramayı ne kadar geniş tutarsanız, mükerrer ve alakasız kayıt oranı o kadar artar. Tek bir geniş kelimeyle il geneli tarama yapan biri, dar kelimelerle ilçe ilçe tarama yapan birinden daha çok kayıt bulur ama daha az kişiyle konuşur. Bu yüzden bir aracı ya da bir listeyi değerlendirirken sorulacak soru "kaç kayıt çıktı" değil, "kaç kayıt elendi ve neden elendi" olmalıdır. Eleme sebebini satır bazında göremediğiniz bir liste, aslında hiç ayıklanmamış demektir. Ayıklama kurallarını doğru sırayla uygulayın Kuralların sırası sonucu değiştirir. En sık yapılan hata, önce mükerrer temizliği yapıp sonra telefonları düzeltmektir. Bu sırayla çalıştığınızda 0212 555 12 34, +902125551234 ve (0212) 5551234 birbirinden farklı üç kayıt gibi görünür ve hiçbiri birleşmez. Doğru sıra şudur. Telefon normalizasyonu: tüm numaraları tek bir standart forma çevir Tekilleştirme: numara üzerinden, numarası olmayanlarda ad ve adres benzerliğinden birleştir Zincir gruplama: aynı markanın şubelerini tek muhatap olarak işaretle Kategori uyumu: hedef dışı kayıtları ayrı sekmeye taşı Şüpheli kayıt işaretleme: kapanmış olma ihtimali yüksek satırları etiketle 1. Telefon normalizasyonu Normalizasyon, aynı numaranın tek bir yazımda toplanmasıdır. Kural setiniz üç şeyi çözmelidir: ülke kodu, boşluk ve noktalama, baştaki sıfır. Bir de geçersiz uzunluktaki kayıtları ayırmanız gerekir; sekiz haneli bir numara ya eksik girilmiştir ya da telefon alanına yanlışlıkla başka bir şey yazılmıştır. Normalizasyon sonrası listeyi numara uzunluğuna göre sıraladığınızda, hatalı kayıtlar bir arada toplanır ve gözle bakması kolaylaşır. 2. Mükerrer kayıtlar Mükerrer kayıtların üç ayrı kaynağı vardır ve her biri farklı bir kuralla yakalanır. Birincisi, aynı işletmenin farklı yazımlarla iki kez listelenmesidir; bunu normalize telefon numarası yakalar. İkincisi, aynı taramayı farklı kelimelerle iki kez çalıştırdığınızda oluşan çakışmadır; bunu birleştirme adımında kaynak sütunuyla birlikte çözersiniz. Üçüncüsü ise aynı adreste faaliyet gösteren farklı işletmelerdir; bu aslında mükerrer değildir ve yanlışlıkla silinirse gerçek müşteri kaybedersiniz. Bu yüzden adres benzerliği tek başına birleştirme sebebi olmamalı, ad benzerliğiyle birlikte değerlendirilmelidir. 3. Zincir şubeleri Bir zincirin otuz şubesi listede otuz satır olarak durur ve teknik olarak hiçbiri mükerrer değildir. Ama satış açısından çoğu zaman tek bir muhatap vardır: merkez. Otuz şubeyi tek tek aramak, otuz kez aynı cevabı almak demektir. Çözüm silmek değil gruplamaktır. Marka adına göre bir grup etiketi verin, grubun içinden bir kaydı temsilci olarak işaretleyin, diğerlerini pasif tutun. Eğer sattığınız şey şube bazında karar verilen bir şeyse tam tersini yaparsınız; kararın nerede verildiğini bilmek, listeyi nasıl gruplayacağınızı belirler. 4. Kategori uyumu Harita kategorileri işletmelerin kendi beyanına dayanır ve gevşektir. "Kuaför" ararken karşınıza güzellik merkezleri, dövme stüdyoları ve kozmetik satan dükkanlar çıkar. Bunların bir kısmı sizin için gerçek hedeftir, bir kısmı değildir. Kritik nokta, kararı bilinçli vermektir: hedef dışı gördüğünüz kategorileri bir kez listeleyip kural haline getirin, sonraki taramalarda aynı kural otomatik uygulansın. Aksi halde her taramada aynı kayıtları yeniden gözle elemek zorunda kalırsınız. 5. Kapanmış ve şüpheli kayıtlar Bir işletmenin kapandığını kesin olarak söyleyen tek bir alan yoktur. Ama birkaç sinyal bir araya geldiğinde şüphe güçlenir: kalıcı kapalı etiketi, uzun süredir yeni yorum gelmemesi, çalışma saatlerinin boş olması ve telefonun geçersiz formatta olması. Bu sinyalleri tek tek değil birlikte değerlendirin; tek başına "yorum yok" demek, yeni açılmış bir işletmeyi elemenize yol açar. Şüpheliyi silmeyin, sona koyun Kapanmış olma ihtimali yüksek kayıtları listeden çıkarmak yerine ayrı bir sekmeye alın ve listenin sonunda deneyin. Ayda bir bu sekmeye dönüp kaçının gerçekten kapalı olduğunu ölçerseniz, kendi sinyal kurallarınızın ne kadar isabetli olduğunu öğrenirsiniz. Hesabı kendi listenizde kurun Size hazır bir oran vermeyeceğiz, çünkü oran ilçeye, kategoriye ve taramanın genişliğine göre değişir. Bunun yerine bir huni şablonu kullanın. Her adımda kaç kaydın elendiğini yazın; ilk kez yaptığınızda on dakika sürer, ikinci taramada tahmin edebilir hale gelirsiniz. Adım Ne eler Nasıl işaretlenir Sizin sayınız Toplam ham kayıt - Tarama çıktısının satır sayısı ___ Telefonsuz Telefon alanı boş kayıtlar durum = telefon_yok ___ Geçersiz numara Hane sayısı tutmayan kayıtlar durum = numara_hatali ___ Mükerrer Aynı normalize numara ilk kayıt kalır, diğeri birleştirilir ___ Zincir fazlası Aynı markanın ek şubeleri grup etiketi + temsilci kayıt ___ Kategori dışı Hedefe uymayan kategoriler ayrı sekme ___ Kapanmış şüphesi Kapalı/yorumsuz/geçersiz sinyali ayrı sekme ___ Negatif liste Daha önce ret veren kayıtlar kalıcı işaret ___ ARANABİLİR KAYIT - Kalan satır sayısı ___ İkinci hesap zamanla ilgilidir ve planlamayı asıl bu belirler. Diyelim ki huninin sonunda 240 aranabilir kayıt kaldı. Bir aramanın konuşma, not alma ve tabloyu güncelleme dahil ortalama beş dakika sürdüğünü ölçtüyseniz, 240 kayıt 1.200 dakika yani yaklaşık 20 saatlik iştir. Günde dört saat telefonla geçiriyorsanız bu beş günlük bir program demektir. Aynı planı ham kayıt sayısına göre yapsaydınız takvim iki katına çıkar ve hafta ortasında "biz neden geride kaldık" toplantısı yapardınız. Rakamları buraya kendi ölçümünüzden koyun; ortalama arama süresini bir gün boyunca sayarak bulmak yarım saat sürer ve sonraki her planı doğrular. Elenen kayıtları silmeyin Ayıklama sonucunda elenen kayıtları çöpe atmak, ileride cevaplayamayacağınız bir soru yaratır: "Bu firma neden listede yok?" Elenenleri sebep sütunuyla birlikte ayrı bir sekmede saklayın. Bunun üç somut faydası var. Birincisi, kuralınızın fazla agresif olup olmadığını örneklerle kontrol edebilirsiniz. İkincisi, bir kayıt yanlışlıkla elendiyse geri almak saniyeler sürer. Üçüncüsü, üç ay sonra yeni tarama yaptığınızda elenen kayıtların hangilerinin geri geldiğini görürsünüz; sürekli geri gelen ama sürekli elenen kayıtlar, kuralınızda bir sorun olduğunu söyler. İkinci taramada ne değişir İlk tarama bir başlangıç noktasıdır; asıl verim ikinci ve üçüncü taramada ortaya çıkar. Çünkü artık elinizde karşılaştırma yapacağınız bir temel vardır. İkinci taramayı listenin altına yapıştırmayın; mevcut listeyle karşılaştırıp yalnızca farkı alın. Bu, temas geçmişinizi korur ve yeni kayıtları ayrı bir çalışma listesi olarak görmenizi sağlar. Yeni tarama çıktısını mevcut listeyle normalize numara üzerinden eşleştirin Eşleşenlerde yalnızca değişen alanları (adres, puan, çalışma saati) güncelleyin Eşleşmeyen yeni kayıtları ayrı bir sekmeye alıp öncelik verin Önceki listede olup yeni taramada hiç çıkmayan kayıtları kapanma şüphesi olarak işaretleyin Negatif listeyle karşılaştırıp ret vermiş kayıtları baştan ayırın Listenin değeri satır sayısında değil, her satırın yanındaki notta birikir. Üçüncü aya geldiğinizde asıl varlığınız kayıtlar değil, o kayıtlarla yaşadığınız temas geçmişidir. Toplarken ve kullanırken hukuki çerçeve Kısa hatırlatma Halka açık yayımlanmış işletme bilgilerini toplarken kaynak sitenin kullanım şartlarına ve teknik sınırlarına saygı gösterin. Kişisel veri niteliği taşıyan bilgilerde KVKK kapsamındaki aydınlatma, saklama ve silme yükümlülükleriniz doğar; toplu ticari elektronik ileti gönderecekseniz izin ve ret süreçleri ayrıca işletilir. Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Özetle: ham kayıt sayısı bir başlangıç, aranabilir kayıt sayısı ise bir plandır. Huniyi bir kez kurduğunuzda tarama öncesinde bile sonucu tahmin edebilir, ekibinize gerçekçi bir takvim verebilirsiniz. Ayıklama kurallarını yazılı hale getirin, elenenleri saklayın ve her taramada aynı hesabı tekrarlayın. Üçüncü taramadan sonra kendi sektörünüze özgü oranı zaten biliyor olacaksınız ve o oran, internette bulacağınız herhangi bir genel rakamdan çok daha değerli olacak.
Hayır. Web sitesi ya da adres bilgisi varsa bu kayıtlar farklı bir kanalla değerlendirilebilir; saha ziyareti planlıyorsanız adres yeterlidir. Telefonsuz kayıtları ayrı sekmeye alıp arama listesinden çıkarın, ama silmeyin.
Sayılmaz. Plaza, iş hanı ve pasajlarda onlarca işletme aynı adresi paylaşır. Adres benzerliğini tek başına birleştirme kriteri yapmayın; işletme adı benzerliğiyle birlikte değerlendirin, kararsız kaldığınız durumlarda birleştirmeyin.
Kararın nerede verildiğine bağlı. Merkez karar veriyorsa şubeleri gruplayıp tek temsilci kayıt üzerinden ilerleyin. Şube müdürü kendi bütçesiyle karar veriyorsa her şube ayrı bir fırsattır ve gruplamak size zarar verir.
Yok. Sinyalleri birleştirerek güçlü bir şüphe oluşturabilirsiniz ama kesinlik iddiası doğru olmaz. Bu yüzden bu kayıtları silmek yerine işaretleyip listenin sonunda denemek daha doğru bir yaklaşımdır.
Kuralların tamamı tekrarlı işlemlerden oluştuğu için program çok daha hızlıdır; ama kuralı siz tanımlamalısınız. Özellikle kategori uyumu ve zincir gruplama kararları iş bilgisi gerektirir. Program uygular, siz karar verirsiniz.
İlk üç taramada doldurun; sonrasında kendi oranınızı öğrenmiş olursunuz ve yalnızca sapma olduğunda kontrol etmeniz yeterlidir. Beklenmedik bir sapma genellikle taramanın kapsamında ya da kelime seçiminde bir değişiklik olduğunu gösterir.