Toplu yüklemede 40 kaydın 26'sı doğrulama alanı boş diye durdu. Yetki numarasını kim alıyor, mülk sahibi izni nasıl veriyor ve bekleyen kayıtları nasıl takip etmeli?
Merhaba, küçük bir emlak ofisiyiz. Portföyümüzü tabloya aktarıp toplu yükleme yapmaya çalıştık ama 40 kaydın 26'sı yayına gitmedi. Program durdurdu ve gerekçe olarak doğrulama alanı boş yazdı. İlan sitesinde elle denediğimde de aynı yere takılıyorum, bir numara istiyor. Kafam karışan noktalar şunlar: Bu numarayı ben mi alıyorum, mülk sahibi mi? Ofisin yetki belgesi zaten var, o yetmiyor mu? Numara alınana kadar ilanı taslak olarak açıp sonra tamamlayabilir miyim? 26 kaydı nasıl takip edeceğim, hepsi için ayrı ayrı mülk sahibini mi arayacağım? Aynı durumu yaşayıp çözen varsa süreci baştan sona nasıl yürüttüğünüzü yazabilir misiniz? Özellikle bekleyen kayıtları takip etme kısmında pratik bir yöntem arıyorum.
Ofisin yetki belgesi ayrı, ilan için gereken numara ayrı. Belge işletmenin faaliyet iznidir, numara ise tek bir taşınmazın ilanına bağlıdır. Bu ikisini karıştırmak çok yaygın, biz de aynı yerden başladık. Numarayı siz alamıyorsunuz, izni mülk sahibi kendi e-Devlet hesabından veriyor ve isterse ofisinize tanımlıyor. Yani sizin tarafınızdaki iş, süreci başlatmak ve çıkan bilgiyi tabloya doğru yazmak. Biz ofis içinde şu üç kuralı koyduk, asıl faydayı bunlar sağladı: Numara ve geçerlilik tarihi tabloda iki ayrı sütun; tek hücreye birlikte yazılmıyor. İzin hangi unvana tanımlandıysa o da ayrı bir sütunda duruyor, ilanı açan hesapla karşılaştırılıyor. Kayıt ancak bu üç alan dolduktan sonra yayın havuzuna geçiyor, öncesinde bekleyenlerde kalıyor. Taslak açıp sonra tamamlama fikrini bırakın derim. Yarım ilan yayına gitmiyor zaten, giderse de eksik bilgiyle duruyor. Kayıt bekleme listesinde dursun, izin gelince kuyruğa kendiliğinden düşsün. Takip kısmı için tek bir şey yaptık: bekleyen kayıtların yanına sorumlu danışman ve son temas tarihi sütunu ekledik. O liste artık hata dökümü değil, pazartesi toplantısının gündemi. Bir uyarı ekleyeyim: bizde numara doğru girildiği halde ilan yine takıldı. Sebebi, mülk sahibinin izni eski ortağımızın unvanına tanımlamış olmasıydı. İlanı açan hesapla izin verilen taraf eşleşmeyince doğrulama tamamlanmıyor. Numaraya bakıp sorun yok demeyin, iznin kime verildiğine de bakın. Excel tarafında da bir tuzak var. Numarayı yapıştırdığımızda baştaki sıfırlar silindi, biz de yanlış numarayı yükledik. Sütunu önce metin biçimine alın, sonra veri girin. Yükleme öncesi karakter sayısını kontrol eden basit bir doğrulama koyarsanız aynı hataya bir daha düşmezsiniz. İtiraz edeyim biraz: bu kadar düzenli anlatılınca kolay görünüyor ama sahada mülk sahibinin e-Devlet şifresi yok, telefonu açmıyor, iki gün kayboluyoruz. 26 kayıt için bunu 26 kez yaşayacaksınız. Haklısın, ilk turda öyle oldu. Bizde işe yarayan tek şey randevuyu zaten yüz yüze olduğumuz ana denk getirmek oldu: portföy sözleşmesi imzalanırken veya fotoğraf çekimine gidildiğinde adımları orada birlikte tamamlıyoruz. Ayrı bir gün ayarlamaya kalkınca gerçekten uzuyor. Bir de geçerlilik tarihi konusu var, ilk ayda kimse düşünmüyor. Bizde üç ilan aylar sonra sorun çıkardı çünkü izin süresi dolmuştu, ilan hâlâ yayındaydı. Yenileme akışına şu kontrolü ekledik: yenilemeden önce tarihe bak, dolmuşsa yenileme, bekletmeye al. Bunu atlamayın İlanın görünüyor olması arkasındaki iznin geçerli olduğu anlamına gelmiyor. Süresi yaklaşan kayıtları haftalık listede görmek en ucuz çözüm. Herkese teşekkürler. Özet olarak yaptıklarım: tabloya numara, izin sahibi ve geçerlilik tarihi diye üç sütun ekledim, numara sütununu metin yaptım, bekleyen kayıtlara sorumlu danışman yazdım. Toplu yükleme artık eksik kaydı hiç almıyor, doğrudan bekleyenler listesine düşürüyor. İlk haftada 26 kaydın 11'i tamamlandı, kalanlar için mülk sahibi randevularını çekim günlerine yaydım. Konuyu toparlayalım: burada anlatılan akış doğru kurgulanmış. Eklenecek tek not, bekleyen kayıtların gerekçesinin kayıt bazında saklanması; toplu bir hata mesajı yerine her satırın neden durduğu yazılırsa liste doğrudan iş listesine dönüşüyor. Mevzuat tarafındaki güncel eşikler ve süreler için İl Ticaret Müdürlüğü ile resmî duyuruları esas alın; kişisel veri işleyen adımlarda KVKK yükümlülükleri ve ilgili platformun kullanım şartları geçerli.