42 araçlık galeride muhasebe tarafı oturmuş durumda ama ilan cephesi elle yürüyor. Satılan aracın ilanı açık kalıyor, bazı araçlar geç yayına çıkıyor. Aynı sorunu yaşayanlar ne kullanıyor?
Merhaba, üç yıldır galerimiz var, ortalama 40-45 araç stokla çalışıyoruz. Muhasebe tarafında bir masaüstü program kullanıyoruz ve orada bir sıkıntımız yok; alış, masraf, satış, cari hepsi düzgün duruyor, mali müşavirimiz de memnun. Derdim tamamen ilan tarafında. Son bir ayda üç kez satılmış araca telefon geldi, ilanı kapatmayı unutmuşuz. Bunun dışında geçen hafta fark ettim ki iki araç stoğa gireli on gün olmuş ve hâlâ hiç ilana çıkmamış. Bir de fiyatlar var; ilanda güncellediğimiz fiyat iç listede eski hâliyle duruyor, sonra müşteriye yanlış rakam söylüyoruz. Stok listesiyle yayındaki ilanı karşılaştıran bir düzen kurmak istiyorum Kâr-masraf tarafına dokunmak istemiyorum, orası zaten çalışıyor İki portalda ilanımız var, ikisi arasında fiyat farkı çıkabiliyor Ekipte ilan girişi yapan iki kişi var, bu da karışıklığı artırıyor Soru şu: benzer büyüklükte galerisi olanlar ilan tarafını nasıl çözüyor? Mevcut muhasebe programını değiştirenler oldu mu, yoksa ayrı bir araç mı kullanıyorsunuz? Elle Excel tutup idare eden var mı, ne kadar sürdürülebilir oluyor?
Bizde stok 30 civarı, aynı sorunları yaşıyorduk. Program değiştirmeden önce bir şeyi denedik ve işin yarısı orada çözüldü: her araca stok numarası verip ilan açıklamasının en altına yazdık. Sonrasında ilan listesiyle stok listesini yan yana koymak çok kolaylaştı, çünkü hangi ilan hangi araç belli. Ondan önce marka-model-yıl üzerinden eşleştirmeye çalışıyorduk, aynı modelden iki tane olunca karışıyordu. Numara verdikten sonra o sorun bitti. Muhasebe programınızı değiştirmenizi kesinlikle önermem. Biz iki yıl önce her şeyi tek programda toplarız diye geçiş yaptık, sonuç hüsran oldu. İlan tarafı sadece bir liste ekranıydı, gerçek yayına bakmıyordu; sadece bizim işaretlediğimizi gösteriyordu. Yani aynı hatayı farklı ekranda tekrar ettik. Sonunda eski muhasebe düzenine geri döndük, ilan tarafını ayrı yürütüyoruz. İki listeyi haftada bir birleştiriyoruz. Bu ayrım bize şunu öğretti: yayının gerçek durumunu ancak yayına bakan bir şey söyleyebiliyor, sizin kaydınıza bakan değil. Bu düzeni benzer büyüklükte bir galeride kurmuştuk, adım adım yazayım. Haftada yaklaşık yarım saat sürüyor ve üç aydır aksatmadan işliyor. Muhasebe programından stok listesini Excel olarak alıyoruz: stok no, marka, model, yıl, km, iç fiyat, stoğa giriş tarihi, satış tarihi. İlan tarafından yayın listesini alıyoruz: ilan no, başlık, fiyat, yayın tarihi, durum. Bunu elle çıkarmak sürdürülemiyordu, bu adımı otomatikleştirdik. İki tabloyu stok no üzerinden birleştiriyoruz. Dört filtre uyguluyoruz: satış tarihi dolu ama ilanı açık, stokta olup yayında olmayan, iki tarafta fiyatı farklı olan, aynı araçtan iki ilan. Çıkan listeyi pazartesi sabahı ekiple paylaşıyoruz, herkes kendi kalemini kapatıyor. İlk çalıştırmada 38 araçta 6 tutarsızlık çıktı; ikisi satılmış ama açık ilan, üçü fiyat farkı, biri hiç yayına çıkmamış araçtı. Şimdi haftalık fark listesi genelde bir iki satır oluyor. Asıl kazanç düzeltilen ilanlar değil, hatanın nereden çıktığını görmek oldu: sorun satış anında ilan kapatma görevinin kimseye net atanmamış olmasıymış. Küçük ama önemli detay Dışa aktarımı her hafta aynı kolon düzeniyle alın. Bizde bir arkadaş kolon sırasını değiştirdiği için birleştirme bir sağa kaydı ve rapor iki hafta boyunca yanlış fark gösterdi. Kimse fark etmeyince tabloya güven bitti. Şablonu kaydedip herkesin aynı şablondan çıkmasını sağlayın. Ben emlak tarafındanım ama sorun birebir aynı, deneyimimi paylaşayım: Excel ile idare etmeye çalıştık, iki ay dayandı. Sorun tabloyu kurmakta değil, yayındaki ilan listesini her hafta güncel olarak çıkarmakta. Elle yapınca ilk hafta hevesle yapıyorsunuz, üçüncü hafta erteliyorsunuz, dördüncü hafta tablo eski veriyle dolu oluyor ve kimse bakmıyor. Yani Excel kısmı sorun değil, veriyi düzenli almak sorun. O adımı otomatikleştirmeden bu iş rutine dönüşmüyor. İki portal kullandığınızı yazmışsınız, oradan bir uyarı. Bizde de iki portal var ve en çok sorun aynı aracın iki yerde farklı fiyatla durmasıydı. Çözüm olarak tabloda her portal için ayrı fiyat kolonu tutuyoruz, üçüncü kolonda fark hesaplanıyor. Fark sıfır değilse satır kırmızı oluyor. Bir de şunu ekleyeyim: fiyat değişikliğini kim yapacak diye bir kural koyun. Bizde iki kişi de değiştirebiliyordu, biri bir portalda güncelliyordu diğeri haberdar olmuyordu. Kuralı koyduktan sonra fark satırları neredeyse bitti. Konuyu geç gördüm ama bir noktaya dikkat çekmek isterim. Rakip fiyatlarını izleme kısmına da girecekseniz, ilgili sitenin kullanım şartlarına ve kişisel veri mevzuatına dikkat edin. İlan fiyatı, model, kilometre gibi herkese açık bilgilerle çalışmak başka, ilan sahibinin iletişim bilgilerini toplamak bambaşka bir konu. İkincisine hiç girmemek en sağlıklısı. Bir de ikinci el araç ilanlarında yetki belgesi ve zorunlu alanlar tarafı var; ilan girişini otomatikleştirirken bu alanların doğru dolduğundan emin olun, sonradan ilan düşünce sebebini aramak vakit kaybı oluyor. Herkese teşekkürler, iki aydır uyguluyorum ve durumu yazayım. Önce stok numarasını ilan açıklamasına ekledim, bu tek başına eşleştirmeyi çözdü. Sonra haftalık mutabakatı pazartesi rutinine bağladık. İlk raporda 4 tutarsızlık vardı, son üç haftadır sıfır ile bir arasında. En çok işime yarayan şey ise beklemediğim bir yerden geldi: stoğa giren aracın kaç gün sonra yayına çıktığını ölçmeye başladık. Ortalama dört günmüş. Sebebi de programla ilgisiz çıktı, ekspertiz raporu gelmeden ilan açmıyormuşuz ve bu kural kimsenin aklında net değilmiş. Şimdi bu süreyi kısaltmaya çalışıyoruz.