Aynı listeye yaptığım gönderimin yaklaşık dörtte biri raporda 'teslim edilmedi' görünüyor. Numaralar müşteri kaydımdan geliyor, format sorunu olmamalı diye düşünüyordum. Nereden başlamalıyım?
Merhaba, emlak ofisi işletiyorum. Randevu hatırlatması ve portföy güncellemesi için düzenli gönderim yapıyorum. Son turda 840 kayda mesaj gönderdim, raporda 612'si gönderildi, 198'i teslim edilmedi, 30'u geçersiz göründü. Önceki turlarda teslim edilmeyen oranı bu kadar yüksek değildi. Denediklerim şunlar: Listeyi Excel'den yeniden aktardım, aynı sonuç çıktı Teslim edilmeyenlerden birkaçını kendi telefonumdan elle yazdım, o mesajlar gitti Gönderim aralığını 10 saniyeden 20 saniyeye çıkardım, oran biraz düzeldi ama yine yüksek Metni değiştirdim, fark etmedi Elle yazınca gitmesi kafamı karıştırdı açıkçası. Numara sorunu olsa elle de gitmemesi gerekmez miydi? Nereye bakmam gerektiği konusunda yol gösterirseniz sevinirim.
Elle gitmesi aslında önemli bir ipucu. Numara geçerli demek, yani sorun listede değil gönderim tarafında. Bende de benzer bir dönem olmuştu, aralığı artırınca kısmen düzelmişti ama asıl fark tavanı düşürdüğümde geldi. Günde tek seferde 800 küsur mesaj yüksek, hele ki bu hacme yeni çıktıysanız. Bir soru: bu 840 kaydın hepsi daha önce sizinle konuşmuş kişiler mi, yoksa arada uzun süredir temas etmediğiniz eski kayıtlar da var mı? İyi soru. Baktım, listenin yaklaşık yarısı son bir yıl içinde işlem yapmış müşteriler. Diğer yarısı 2023-2024 döneminden kalma eski kayıtlar. Bunları da listeye eklemiştim çünkü "nasılsa müşterimiz" diye düşünmüştüm. Anlattıklarınız tek bir sebebe değil, üst üste binen birkaç sebebe işaret ediyor. Sırayla ayırmanızı öneririm, çünkü hepsini aynı anda değiştirirseniz neyin düzelttiğini anlayamazsınız. 1. Teslim edilmeyen ile geçersizi ayırın Raporda "geçersiz" işaretli 30 kayıt numara sorunu. Bunları listeden düşürün ve kalıcı bir geçersiz dosyasına yazın, sonraki turlarda tekrar denenmesin. "Teslim edilmedi" işaretli 198 kayıt ise farklı bir şey: mesaj kuyruktan çıkmış ama ulaştığı doğrulanamamış. Elle yazınca gitmesi de bunu doğruluyor. 2. Eski kayıtları ayrı bir turda gönderin İki yıldır temas etmediğiniz kişiler sizi rehberlerinde tutmuyor olabilir ve gelen mesajı tanımadıkları bir numaradan gelmiş sayıyorlar. Bu grup hem daha çok şikâyet üretir hem de teslimat oranı düşük çıkar. Listeyi ikiye ayırıp önce son bir yıl grubuna gönderin, eski grubu ayrı bir gün ve daha düşük tavanla deneyin. İki grubun rapor sonuçlarını karşılaştırdığınızda sorunun hangi tarafta olduğu net görünür. 3. Tavanı ve pencereyi ayarlayın 840 mesajı tek oturumda göndermek yerine güne yayın. Aralığı 20 saniyeye çıkarmışsınız, bu iyi ama tek başına yeterli değil. Kaba hesap: 20 saniye aralıkla 840 mesaj 840 × 20 = 16.800 saniye, yani yaklaşık 4 saat 40 dakika sürer ve bu sürenin tamamı kesintisiz gönderim demek. Bunun yerine günlük tavanı düşürüp üç güne yaymak, aynı listeyi çok daha az riskle bitirir. 4. Gönderen profilini kontrol edin Gönderim yaptığınız hattın profil fotoğrafı, işletme adı ve açıklaması dolu mu? Boş profilli bir numaradan gelen mesaj, tanımayan kişi için doğrudan şüpheli görünüyor. Bu, teslimatı doğrudan değiştirmez ama şikâyet ve engellenmeyi azalttığı için birkaç tur sonra teslimat oranına yansıyor. Bir şeyi değiştirin, bir tur bekleyin Aynı anda hem tavanı hem metni hem listeyi değiştirirseniz sonucu yorumlayamazsınız. Önce listeyi ikiye ayırıp gönderin, sonuca göre tavana dokunun. Son olarak: metni değiştirmenin fark etmemesi normal, çünkü teslim edilmeme sorunu metinle değil listeyle ve tempoyla ilgili. Metin, teslim edilen mesajların yanıt oranını etkiliyor; teslimatı değil. Buradaki tavsiyelere büyük ölçüde katılıyorum ama bir noktaya itiraz edeceğim. Eski kayıtları ayrı turda göndermek teslimat sorununu çözebilir, ancak asıl soru şu: iki yıl önce tek seferlik işlem yapmış birine bugün bilgilendirme göndermek doğru mu? Bizde de aynı durum vardı, listeyi ayırdık ve eski grubun ret oranı belirgin biçimde yüksek çıktı. Sonuçta o grubu tamamen çıkardık. Liste küçüldü ama sonraki turlarda teslimat da yanıt da daha iyiydi. Bazen çözüm daha iyi göndermek değil, göndermemek oluyor. Bir de şunu ekleyeyim, bizim başımıza gelmişti: müşteri kaydından gelen numaraların bir kısmı aslında sabit hattı. Kayıt formunda insanlar cep yerine iş yeri numarasını yazıyor. Bunlar rapora "teslim edilmedi" olarak düşüyordu, geçersiz olarak değil. Numaraların baş rakamına göre hızlı bir kontrol yapın; 2, 3 veya 4 ile başlayan alan kodları ve 444'lü hatlar mesaj listesine girmemeli. Bizde bunu ayıklayınca teslim edilmeyen oranının yaklaşık üçte biri kendiliğinden ortadan kalkmıştı. Dönüşler için teşekkürler, sonucu yazayım. Önce sabit hat kontrolü yaptım, 71 kayıt çıktı ve bunların neredeyse hepsi teslim edilmeyen listesindeydi. Sonra listeyi son bir yıl / eski kayıt diye ikiye böldüm. Yeni grupta teslim edilmeyen oranı belirgin şekilde düştü. Eski grupta hâlâ yüksek ve gelen yanıtların çoğu "beni listeden çıkarın" oldu. Selin Hanım'ın dediği gibi o grubu ayırıp bekletmeye karar verdim; ret bildirenleri de kara listeye aldım. Ayrıca tavanı düşürüp üç güne yaydım ve gönderim penceresini 10:00-18:00 arası olarak sabitledim. Bir sonraki turda sonucu buraya yazarım. Çözüm olarak destek yanıtını işaretliyorum ama sabit hat uyarısı da en az onun kadar işe yaradı.