Harita taramasından yaklaşık 900 kayıt çıkardım, iki haftadır arıyoruz ama randevuya dönen neredeyse yok. Liste mi kötü, biz mi yanlış yapıyoruz?
Merhaba. Küçük bir ekiple sanayi bölgesindeki işletmelere hizmet satıyoruz. Harita taramasıyla ilçe genelinde yaklaşık 900 kayıt çıkardım, Excel'e aktardım ve iki kişiyle aramaya başladık. İki haftadır arıyoruz ama sonuç neredeyse sıfır. Randevu diyebileceğimiz iki görüşme çıktı, o kadar. Yaşadıklarımız şöyle özetlenebilir: Aramaların önemli bir kısmında numara ya hiç çalmıyor ya da hizmet dışı diyor Bazı firmaları aradığımızda 'siz geçen hafta da aramıştınız' cevabı geliyor, halbuki farklı kişi arıyor Bir kısmı bizim hizmetimizle hiç ilgisi olmayan işler yapıyor Karşımıza çıkan kişi genelde karar verecek kişi olmuyor, patron yok deniyor Listeyi mi yanlış çıkardım, arama şeklimizde mi sorun var? Tarama programı yanlış çalışmıyor gibi görünüyor, kayıtlar gerçekten var. Ama işe yaramıyor. Deneyimi olan varsa nereden başlamamı önerirsiniz?
Yazdıklarınızın hepsi liste kalitesine işaret ediyor, arama tekniğine değil. Özellikle 'geçen hafta da aramıştınız' cevabı çok net bir sinyal: listede aynı firma birden fazla kez var ve iki kişi farklı satırlardan aynı yere ulaşıyor. Aramaya devam etmeden önce bir gün durup listeyi temizlemenizi öneririm. Kayıp zaman gibi görünür ama iki haftalık boşa aramadan çok daha ucuza gelir. Anlattığınız dört belirtinin dördü de ayıklama adımı atlandığında ortaya çıkan tipik tablo. Sırayla üzerinden geçelim, çünkü her belirtinin ayrı bir çözümü var. Hizmet dışı numaralar: Önce tüm numaraları tek forma çevirin (baştaki sıfır, ülke kodu, boşluklar). Sonra hane sayısı tutmayanları ayırın. Bu adım tek başına 'çalmıyor' vakalarının çoğunu listeden çıkarır. Aynı firmanın iki kez aranması: Normalize numara üzerinden tekilleştirin. Numarası aynı olan satırlar tek kayda inmeli. Ayrıca listeye bir 'sorumlu' sütunu ekleyip aramadan önce isim yazma kuralı koyun; dosyayı kopyalayarak paylaşmayın, tek dosya üzerinde çalışın. Alakasız işletmeler: Harita kategorileri işletmenin kendi beyanına dayanır ve gevşektir. Hedef dışı gördüğünüz kategorileri bir kere yazılı olarak listeleyip ayrı sekmeye taşıyın; sonraki taramalarda aynı kuralı uygularsınız. Karar verici bulunamaması: Bu liste sorunu değil, sıralama sorunu. Aramaları sabah erken ve öğleden sonra geç saatlere yaymayı deneyin; ayrıca ilk temasta hedefiniz satış değil, karar verenin adını ve uygun saatini öğrenmek olsun. Aramadan önce şu üç sütunu açın Sorumlu, durum ve son temas tarihi. Durum alanını serbest metin bırakmayın, sabit seçeneklerden seçtirin. Bu üç sütun olmadan liste büyüdükçe kontrol edilemez hale gelir. Ben de benzer bir durumdaydım geçen sene. Bende asıl fark yaratan şey listeyi küçültmek oldu. 900 kaydı sıralamadan aramak yerine üç sinyale bakıp puanladım: telefonu dolu mu, son bir yılda yorum almış mı, kategorisi tam bizim hedefimiz mi. Her birine 1 puan verdim. 3 puan alan kayıtlarla başladık. Aynı ekiple aynı senaryoyla, sadece sıralama değişti ve konuşma kalitesi belirgin şekilde arttı. 0-1 puan alanlara hiç dokunmadık, hâlâ dosyanın altında duruyorlar. Bir noktaya dikkat çekmek isterim: 'siz geçen hafta da aramıştınız' cevabını alan kişilerin bir kısmı aslında size ilgilenmediğini söylemiştir ve siz o kaydı işaretlememişsinizdir. Bizde bu yüzden ciddi bir imaj sorunu oluşmuştu. Ayrı bir 'aranmayacaklar' sekmesi tutun. İçinde iki durum olsun: 'şimdilik ilgilenmiyor' ve 'iletişim istemiyor'. İkincisi kalıcı olsun ve yeni tarama yaptığınızda o listeyle karşılaştırıp eşleşenleri baştan ayırın. Yoksa üç ay sonra aynı kişiyi yeniden arıyorsunuz ve bu ilk aramadan çok daha kötü karşılanıyor. Herkes listeye yükleniyor ama iki haftada 900 kaydın kaçını gerçekten aradınız? İki kişinin on iş günü boyunca günde 45'er arama yapması gerekirdi ki 900 kaydın hepsi bir kez aranmış olsun; sahada bu tempo pek tutmaz. Bende olsa listeyi tartışmadan önce oturup gerçek arama sayısını sayardım. Randevu oranı düşük görünüyorsa bunun iki sebebi olabilir: ya liste kötü ya da örneklem çok küçük. İkisini ayırmadan liste değiştirmek yanlış sonuca götürür. Dönüşler için teşekkürler. Bir gün ayırıp saydım, sonuç şaşırtıcıydı: iki haftada toplam 260 arama yapılmış, 900 değil. Bunun içinde de mükerrerler var. Numaraları tek forma çevirip tekilleştirince liste ciddi şekilde küçüldü, çünkü aynı kaydı üç farklı yazımla üç kez taşıyormuşuz. Hedef dışı kategorileri ayırdım, kapalı görünenleri ayrı sekmeye aldım. Sorumlu ve durum sütunlarını da açtık. Şimdi elimizde çok daha kısa ama üzerinde konuşulabilir bir liste var. Bir hafta daha çalışıp sonucu buraya yazacağım. @kaan-yalcin uyarısı yerindeydi, ölçmeden 'liste kötü' demişim. Son bir ekleme: temizlik bittikten sonra listeyi tek seferde bitirmeye çalışmayın. Haftada bir saat bakım ayırın; ulaşılamayanları üç denemeden sonra pasife alın, sonraki adım tarihi geçmiş kayıtları gözden geçirin. Bir de veri toplarken kaynak sitenin kullanım şartlarına ve sınırlarına dikkat edin, kişisel veri içeren alanlarda KVKK yükümlülüklerini gözetin. Toplu mesaj düşünüyorsanız izin tarafı ayrı bir konu, aramayla aynı kurallara tabi değil.