Her çıktıda aynı beş düzeltmeyi elle yapıyordum. Şablon dosyasına geçince bu iş dakikalar sürmeye başladı.
Muhasebe tarafında çalışıyorum, yani günüm zaten tablolarla geçiyor. Programdan gelen dosyayı her seferinde açıp aynı beş şeyi elle düzeltiyordum: sütun genişlikleri, sayı biçimi, tarih biçimi, başlık satırının dondurulması ve gereksiz sütunların silinmesi. Ayda otuz kere yapınca can sıkıcı hâle geldi. Şablon dosyası yaklaşımı Ham çıktıyı artık hiç ellemiyorum. Ayrı bir şablon dosyam var, ham dosyayı onun içine ikinci sayfa olarak alıyorum. Biçimlendirme, formüller ve özet tablo şablonda duruyor; ham veri sadece besleme görevi görüyor. Programın çıktısını her zaman aynı klasöre, aynı isimlendirme kuralıyla kaydediyorum. Şablonu açıp ham dosyayı "veri" sayfasına yapıştırıyorum, başka hiçbir yere dokunmuyorum. Özet sayfası kendini güncelliyor, ben sadece bakıyorum. Ay sonunda şablonun bir kopyasını alıp arşive atıyorum, böylece o ayın hâli sabit kalıyor. Öğrendiklerim Ham veriye dokunmamak en önemli kural. Bir kere üzerine yazdım ve o günün verisini geri getiremedim. Sütun sırası değişirse formüller şaşıyor. Bu yüzden formülleri sütun harfine değil başlık adına göre kurdum. Sayıların metin olarak gelmesi ihtimaline karşı özet sayfasında basit bir kontrol satırı tutuyorum; toplam boş çıkarsa hemen anlıyorum. Arşiv kopyası almak sıkıcı ama geriye dönük soru geldiğinde hayat kurtarıyor. Ham dosyanın üzerine kaydetmeyin Çıktı dosyasını düzenleyip aynı isimle kaydederseniz orijinal veriyi kaybedersiniz. Şablon ayrı dosya olsun. Elle düzeltme işi eskiden her raporda 25-30 dakikamı alıyordu. Şimdi yapıştır ve bak, beş dakikadan az. Kurulumu bir öğleden sonra sürdü, o kadar. Sormak istediğim şu: çıktı dosyasının adına tarih otomatik ekleniyor mu, yoksa ben mi elle ekliyorum? Şu an elle yazıyorum ve bazen unutuyorum.
Sorunuzun cevabı: evet, elle yazmanıza gerek yok. Kayıt ayarlarında dosya adı kalıbı tanımlanabiliyor ve tarih alanı bu kalıba eklenebiliyor. Kalıbı bir kere kurduktan sonra her çıktı otomatik olarak tarihli kaydediliyor, aynı gün içinde birden fazla çalıştırırsanız da üzerine yazmıyor. Öneri olarak: tarihi yıl-ay-gün sırasıyla kullanın. Klasörde alfabetik sıralama yaptığınızda kronolojik sıra da kendiliğinden doğru olur. Gün-ay-yıl kullanırsanız aynı ayın dosyaları dağınık görünür. Şablon yaklaşımınız da doğru bir tercih. Biz de ham çıktıyı biçimlendirmemeyi tercih ediyoruz; biçimlendirilmiş dosya, başka bir programa aktarmak istediğinizde çoğu zaman sorun çıkarıyor. Formülleri sütun harfine değil başlık adına bağlama fikri çok değerli, ben bunu öğrenene kadar iki rapor bozdum. Sütun sırası değiştiğinde tablo sessizce yanlış sayı gösteriyor, hata da vermiyor, en tehlikelisi bu. Ek olarak ben özet sayfasına satır sayısı da yazdırıyorum. Bir gün 400 satır gelirken ertesi gün 12 satır gelmişse ortada bir sorun var demektir ve bunu tabloya bakmadan görebiliyorum. Satır sayısı kontrolü Elif Hanım’ın dediği gibi en ucuz kalite kontrolü. Ben bir adım öteye götürüp önceki günün satır sayısına göre yüzdesel farkı da hesaplıyorum; yüzde elliden fazla sapma varsa hücre kırmızı oluyor. Bunun için karmaşık bir şey gerekmiyor, iki formül yetiyor. Amaç hatayı bulmak değil, "buraya bak" demesi. Ham veriye dokunmama kuralınız da bence yazının en önemli maddesi. Elimizdeki tek gerçek kayıt o dosya; onu düzenlemeye başladığınız anda neyin orijinal neyin sizin eklemeniz olduğunu ayırt edemez hâle geliyorsunuz. Benim Excel bilgim formül yazacak kadar değil ama şablona yapıştırma kısmını anladım ve deneyeceğim. Şu ana kadar dosyayı her açtığımda sütunları elle genişletiyordum, en azından o dert bitecek. Tarih ayarını da destek ekibinin dediği gibi kuracağım. Dosya adına tarih yazmayı unutmak bende de sürekli oluyordu. Bir sorum olacak: şablon dosyasını her ay yeniden mi oluşturuyorsunuz, yoksa aynı dosyayı sürekli mi kullanıyorsunuz? Ben kopyalamayı unutup üzerine yazacağımdan korkuyorum açıkçası.