Beş danışmanlı bir ofisiz. Yedi ay önce portföy programı aldık, eğitim de yaptık ama ekip kullanmıyor. Kayıt sayısı ikinci ay yavaşladı, üçüncü ayda durdu ve herkes eski Excel dosyasına döndü. Nerede yanlış yaptık?
Beş danışmanla çalışan bir emlak ofisiyiz, ağırlıklı olarak konut portföyü yönetiyoruz. Yedi ay önce bir portföy takip programı aldık. Ürün fena değil açıkçası, ekranlar temiz, mobil uygulaması da var. Kurulumdan sonra sağlayıcı bir eğitim yaptı, herkes katıldı, sorular soruldu, iyi geçti. İlk ay güzel gitti. Herkes heyecanlıydı, kayıt sayısı hızla arttı. İkinci ayın ortasından itibaren yavaşladı. Üçüncü ayda neredeyse durdu. Şu an programa giren tek kişi benim, o da haftada birkaç kez. Ekip eski Excel dosyasına döndü, hatta bazıları WhatsApp grubunda ilan linki paylaşıp orada bırakıyor. Danışmanlara sorduğumda aldığım cevaplar şunlar: “Bir kaydı girmek çok uzun sürüyor, on beş alan var.” “İlan sitesinden bilgileri kopyalayıp yapıştırmak zaten yarım saatimi alıyor.” “Zaten Excel'de var, iki yere birden girmenin anlamı yok.” “Sahadayken telefondan girmeye çalışıyorum ama pratik olmuyor.” Ayda ciddi bir ücret ödüyoruz ve kullanılmayan bir yazılıma para vermek can sıkıcı. Sözleşmeyi iptal edip başka bir ürün mü denesek, yoksa sorun bizim tarafımızda mı? Aynı durumu yaşayıp çözen var mı?
Programı değiştirmeden önce durun derim, çünkü bir sonrakinde de aynı şey olur. Bizde de böyle oldu, iki ürün değiştirdik sonra anladık: sorun ekranlarda değil, kaydın nasıl doğduğunda. Danışmanınızın söylediği cümleye tekrar bakın: “ilan sitesinden bilgileri kopyalayıp yapıştırmak yarım saatimi alıyor”. Burada program suçlu değil. Kimse günde otuz kere kopyala-yapıştır yapmaya gönüllü olmuyor. Ne kadar iyi bir arayüz kurarsanız kurun, elle giriş yükü belli bir hacmi geçince sürdürülemez hale geliyor. Bizde tam olarak aynı tabloyu yaşadık, dört danışmanlı ofisiz. Çözümü şöyle bulduk ve altı aydır bozulmadan gidiyor. Sırayla anlatayım. Zorunlu alan sayısını düşürdük. Programda on beş alan vardı, danışmanın doldurması gereken alanı beşe indirdik: durum, son temas tarihi, not, sahibinin adı ve telefon. Geri kalan alanlar nitelik alanlarıydı ve hepsi zaten ilan sayfasında yazıyordu. O nitelik alanlarını elle girmeyi tamamen bıraktık. Bölge bazlı tarama kurduk; ilanlar filtreye göre toplanıp Excel olarak çıkıyor, fiyat, metrekare, oda, kat, ilan numarası ve bağlantı sütunlarıyla birlikte. Çıkan dosyayı programın içe aktarma ekranından yüklüyoruz. Sütun eşleştirmesini bir kez yapıp şablon olarak kaydettik, artık tek tıkla geçiyor. Tarama sorumluluğunu tek kişiye verdik. Herkes ayrı tarama kurunca aynı bölge üç kez taranıyordu ve listeler tutmuyordu. Danışmanın işi artık sadece süreç güncellemek. Kayıt zaten sistemde oluyor, o da üstüne not düşüyor. Fark şurada: önceden danışmandan hem kaydı oluşturmasını hem takip etmesini istiyorduk. Şimdi sadece takip etmesini istiyoruz. Kaydı oluşturma işi ortadan kalkınca direnç de kalktı. Bizde işe yarayan tek cümle Boş bir programı kimseye benimsetemezsiniz. İçinde zaten kendi bölgesinin kayıtları duran bir programı ise ekip kendiliğinden açıyor, çünkü orada işine yarayan bir şey var. Yukarıdaki yaklaşıma katılıyorum ama bir noktayı eklemek isterim: sadece veri girişini çözmek de yetmiyor. Bizde kayıtlar sisteme geldi ama kimse sahiplenmedi, çünkü kayıt sahibi alanı boş kalıyordu. Sahipsiz kayıt takipsiz kayıt demek. İçe aktarırken bölgeye göre danışman ataması yapmaya başladık. Yani dosyayı yüklemeden önce mahalle sütununa göre danışman sütununu dolduruyoruz. Basit bir işlem ama etkisi büyük oldu; herkes kendi listesini görünce ilgi arttı. Biraz ters bir görüş sunayım. Bizim ofiste sorun veri girişi değildi, ölçümdü. Program vardı, veri de vardı ama kimse programa bakmıyordu çünkü programdan hiçbir karar çıkmıyordu. Haftalık toplantıyı programın ekranından yapmaya başladık. Toplantıda konuşulan tek şey programdaki kayıtlar oldu: bu hafta kaç yeni kayıt geldi, kaçına temas edildi, hangi kayıtlar otuz gündür güncellenmemiş. Kendi tablosu boş olan danışman toplantıda bunu görünce doldurmaya başladı. Zorlamadan, tamamen kendiliğinden. Yani ikisi birden lazım: girişi kolaylaştırmak ve programı gerçekten kullanılan yer haline getirmek. Sadece birincisini yaparsanız veri birikir ama yine kimse bakmaz. Cevaplar için teşekkürler. İki soru sorayım. Birincisi, tarama çıktısını içe aktarınca aynı ilan tekrar tekrar eklenmiyor mu? Her hafta aynı ilanlar listede olacak sonuçta. İkincisi, ilan sahiplerinin telefon numaralarını böyle toplayıp saklamak konusunda bir sıkıntı var mı? Bu tarafta dikkatli olmak istiyorum. Birinci soru: ilan numarası üzerinden çözülüyor. Çıktıda ilan numarası sütunu olduğu için aynı ilan tekrar geldiğinde eşleşiyor ve yeni kayıt açılmıyor, mevcut kaydın üstüne güncelleme geçiyor. Programınızın içe aktarma ekranında “tekil alan” veya “eşleştirme anahtarı” gibi bir seçenek vardır, orayı ilan numarası olarak ayarlayın. Bir de tavsiye: her haftanın çıktısını üzerine yazmayın, tarih damgasıyla ayrı dosya olarak saklayın. İki dosyayı karşılaştırınca fiyatı düşen ilanları ve listeden kalkan ilanları görüyorsunuz. Biz en iyi geri dönüşü fiyatı düşen ilanları arayarak aldık. İkinci sorunuz için kısa bir çerçeve. Telefon numarası ve ad-soyad kişisel veri sayılır; ilan sayfasında herkese açık görünüyor olması bu niteliği değiştirmiyor. KVKK kapsamında sizden beklenen şey temelde üç başlıkta toplanıyor. Amaç: bu veriyi neden topladığınızı tanımlayın. Emlak tarafında bu genelde portföy değerlendirmesi ve ilan sahibiyle temas kurmak oluyor. Ölçülülük: amaca hizmet etmeyen alanı toplamayın. Piyasa ve emsal analizi için fiyat, konum, metrekare ve oda bilgisi yeterli; iletişim bilgisini yalnızca gerçekten temas kuracağınız kayıtlar için tutun. Saklama ve silme: ne kadar süre saklayacağınıza karar verin ve süresi dolanı silin. Kapanmış veya vazgeçilmiş kayıtların iletişim bilgisini süresiz tutmanın bir gerekçesi olmuyor. Toplu ticari mesaj göndermeyi düşünüyorsanız o ayrı bir konu; izin ve İYS yükümlülüklerini ayrıca değerlendirmeniz gerekir. Bir de tarama tarafında: ilan sitelerinin kullanım şartlarına uyun ve makul tempoda kalın. Hız hedefi koymak yerine düzenli çalışmayı hedeflemek hem doğru yaklaşım hem de hesabınızın sağlığı açısından gerekli. Bir de mobil beklentisi konusuna değineyim, çünkü konuyu açan arkadaş danışmanların telefondan girmeye çalıştığını söylemiş. Telefondan tam kayıt oluşturmayı beklemeyin, o iş orada dönmüyor. Mobilde iyi çalışan şeyler: kaydı açıp bakmak, durum güncellemek, not düşmek, telefonu tek dokunuşla aramak. Toplu işlem, sütun eşleştirme, yüzlerce satırlık temizlik masaüstü işi. Bunu ekibe baştan böyle anlatınca “mobil çalışmıyor” şikâyeti kesildi. Beklentiyi doğru kurmak yarısını çözüyor. Güncelleme yapayım, belki başkasına faydası olur. Programı iptal etmedik. Üç değişiklik yaptık: Zorunlu alanları on beşten dörde indirdik. Nitelik alanlarını artık kimse elle girmiyor. Bölge bazlı tarama kurduk, çıktıyı haftada iki kez içe aktarıyoruz. İlan numarasını eşleştirme anahtarı yaptık, mükerrer sorunu bitti. Haftalık toplantıyı programın ekranından yapıyoruz. Bir aydır kayıt sayısı tekrar artıyor ve en önemlisi ben girmiyorum, danışmanlar giriyor. Excel dosyası hâlâ duruyor ama artık kimse açmıyor. Yorum yazan herkese teşekkürler; sorunun yazılımda olmadığını anlamak en değerli kısmıydı.